|
1.1.2007 gjekk Volda kommune over til nytt sak/arkivsystem og alle arkivdelar vart periodisert, emnearkivet ved nytt fysisk arkiv i tillegg til elektronisk journal/arkiv. Objektarkiva fekk skillet markert ved at alle saker fekk nye mapper for den nye perioden som vart liggande i lag med den gamle mappa i arkivet. På denne måten kan ein ved bortsetting skille arkivperiodane i frå kvarandre. Journalen i sak/arkivsystemet er ikkje periodisert, men dei ulike arkivdelane er periodisert slik (vi har fleire arkivperidodar i ein journalperiode):
| Arkivdel
|
Periode
|
Periodisert
|
Merknad
|
| Personalarkiv - namn
|
01.01.2007-31.12.2014
|
01.01.2015
|
Ny arkivperiode er fullelektonisk
|
| Emnearkiv - K-kodar
|
01.01.2007-31.12.2011
|
31.12.2011
|
Ny arkivperiode er fullelektronisk.
|
| Elevarkiv - namn
|
01.01.2007-01.01.2012
|
01.01.2013
|
Ny arkivperiode er fullelektronisk
|
| Barnehagearkiv - namn
|
01.01.2007-01.01.2012
|
01.01.2013
|
Ny arkivperiode er fullelektronisk
|
| Startlån
|
01.01.2007-31.12.2013
|
31.12.2013
|
Ny arkivperiode er fullelektronisk.
|
| Gards- og bruksnr arkiv for landbruk
|
01.01.2007-31.08.2014
|
31.08.2014
|
1.9.2014 blei Ørsta vertskommune for landbrukontoret, og overtok dermed også arkivansvaret.
|
| Sjukeavløysing (landbruk)
|
01.01.2007-31.08.2014
|
31.08.2014
|
1.9.2014 blei Ørsta vertskommune, og overtok dermed også arkivansvaret.
|
| Planarkivet -PlanID
|
01.01.2007-31.12.2011
|
01.01.2012
|
Ny periode er fullelektronisk.
|
| Skogveger
|
01.01.2007-31.08.2014
|
31.08.2014
|
1.9.2014 blei Ørsta vertskommune, og overtok dermed også arkivansvaret.
|
| Gards-og bruksnr arkivet/byggesaksarkiv
|
01.01.2007-01.01.2012
|
01.01.2012
|
1.1.2012 vart dette arkivet fullelektronisk. Dette i samanheng med at byggesaksarkivet vart fram til 1.1.2012 blei digitalisert
|
Vidare plan Vidare er det ein fordel å periodisere arkivdelane i det sak/arkivsystemt (ePhorte) mest mulig til same tid, samtidig som vi held på arkivperiodar på 6-8 år. Vi står også framføre skifte av sak/arkivsystem, truleg i 2018/2019, og dette vert då neste naturlege periodisering.
| Arkivdel
|
Periode
|
Neste periodisering
|
Merknad
|
| Emnearkiv
|
1.1.2012
|
2018/2020
|
Det er naturleg å sjå i samanheng med kjøp av nytt sak/arkivsystem.
|
| Personalarkiv
|
1.1.2015
|
2018/2020
|
Som over.
|
| Elevarkiv
|
1.1.2013
|
2018/2020
|
Som over.
|
| Barnehagearkiv
|
1.1.2013
|
2018/2020
|
Som over.
|
| Byggesaksarkiv
|
1.1.2012
|
2018/2020
|
Som over.
|
| Planarkiv
|
1.1.2012
|
2018/2020
|
Som over.
|
| Eigedomsskatt
|
1.7.2013
|
2018/2020
|
Som over.
|
| Startlån
|
1.1.2014
|
2018/2020
|
Som over.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Elektroniske system (fagsystem og sak/arkivsystem) Uttrekk frå elektronisk journal frå avslutta perioder og system
| System
|
Aktiv/ avslutta
|
Merknad
|
Plan for uttrekk
|
Dato for uttrekk
|
| K-2000
|
Avslutta
|
Historisk base tilgjengeleg i ePhorte. Deponert hos IKA.
|
|
|
| ePhorte
|
Aktiv
|
|
Uttrekk for kvar periodedeling eller samla uttrekk når vi byttar system
|
2018/2019
|
| Gerica
|
Aktiv
|
Brukarar av helse og omsorgstenester.
|
|
2018
|
| Socio
|
Aktiv
|
Nav lokalt og flyktningkontoret, (bu- og habilitering)
|
|
2018
|
| Sats-skole
|
Avslutta
|
Oppgradert til IST-skule
|
Melding om uttrekk sendt IKA M&R 23.2.17
|
2017
|
| IST-skule
|
Aktiv
|
Ny etter Sats-skole
|
|
2018
|
| KomTek
|
Aktiv
|
Kommunalteknikk, brann, feiing, eigedomsskatt
|
|
2018
|
| Familia
|
Avslutta
|
Barnevern - no felles bv-teneste med Volda som vertskommune
|
Melding om uttrekk sendt IKA M&R februar 17
|
2017
|
| Visma barnehage
|
Aktiv
|
Barnehageopptak
|
|
2018
|
| HS-pro
|
Aktiv
|
|
|
2018
|
Merknad Etter møte med IKA 22.2.17 har vi starta eit prosjekt med å ta uttrekk av fagsystem. Vi startar med 1 avslutta o system. Ved store kostnader må vi utsette prosjektet til 2018 då det ikkje er lagt inn i budsjett for 2017. |
