| Volda kommune har eit sentralt postmottak for heile organisasjonen. All post til kommunen skal leverast til servicekontoret (Rådhuset i Volda). Servicekontoret grovsorterar posten før opning, skanning og journalføring i kommunens felles sak-/arkivsystem. Felles sak-/arkivsystem - ePhorte web (frå 1.1.2007). Volda kommune har ei journaleining i ePhorte. Her skal arkivverdige dokument journalførast. Unntak - dokumenter som vert registrert i eigne fagsystem:
- omsorg - Gerica og Sampro
- sosial - Unique velferd og Unique familia
- skule (ved skulane) - elevarkiv (kun papir)
- barnevern: Familia. Barnevern blei fullelektronisk frå 21.11.2018
- barnehage - Visma oppvekst barnehage og barnehagearkiv (kun papir)
Arkivet har fleire arkivdelar: Ein arkivdel angir logisk eller fysisk arkivering av dokumenter. Kvar arkivdel har eit og same ordningsprinsipp.
| Arkiv
|
Arkivdel
|
Ordningsprinsipp
|
Papir (hovedarkiv)
|
Fullelektronisk
|
| Saksarkiv/emne
|
EMNE 2
|
K-kode
|
|
Fullelektronisk frå 1.1.2012
|
| Byggesaksarkivet
|
BYGG
|
gnr/bnr
|
|
Fullelektronisk
|
| Gardsarkivet
|
GARD
|
gnr/bnr
|
Papir (avslutta når landbrukskontoret blei flytta til Ørsta)
|
|
| Planarkivet
|
PLANID
|
Planid-nummer
|
|
Fullelektronisk
|
| Vaksenopplæring/elevarkiv for opplæringssenteret
|
VAKSEN
|
fødselsdato, etternamn, fornamn
|
|
Fullelektronisk
|
| Elevarkivet
|
ELEV
|
fødselsdato, etternamn, fornamn
|
|
Fullelektronisk
|
| Barnehagearkivet
|
BARN
|
fødselsdato, etternamn, fornamn
|
|
Fullelektronisk
|
| Personalarkivet
|
PERS
|
fødselsdato, etterrnamn, fornamn
|
|
Fullelektronisk frå 1.1.2015
|
| Personale slutta
|
PERS 1
|
|
Papirbasert
|
|
| Startlån (avslutta arkiv?)
|
KOST
|
Etternamn,fornamn
|
|
|
| Kontrakter (fram til 2012)
|
KONT
|
Namn
|
Papirbasert
|
|
| Kontrakter (frå 2012-)
|
KONT 2
|
Namn
|
Papirbasert
|
|
| Tinglyste skløyter
|
SKØYTE
|
|
Papirbasert
|
|
| Utvalsdokument
|
EMNE 2
|
K-koder
|
|
Fullelektronisk
|
|
|
