Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Arkivorganisering og journalførande område

Volda kommune har eit sentralt postmottak for heile organisasjonen. All post til kommunen skal leverast til servicekontoret (Rådhuset i Volda). Servicekontoret grovsorterar posten før opning, skanning og journalføring i kommunens felles sak-/arkivsystem.

Felles sak-/arkivsystem - ePhorte web.

Volda kommune har ei journaleining i ePhorte. Her skal arkivverdige dokument journalførast.

Unntak - dokumenter som vert registrert i eigne fagsystem:

  • omsorg - Gerica og Sampro
  • sosial - Unique velferd og Unique familia
  • skule (ved skulane) - elevarkiv (kun papir)
  • barnevern: Familia
  • barnehage - Visma oppvekst barnehage og barnehagearkiv (kun papir)

Arkivet har fleire arkivdelar: Ein arkivdel angir logisk eller fysisk arkivering av dokumenter. Kvar arkivdel har eit og same ordningsprinsipp.

Arkiv

Arkivdel

Ordningsprinsipp

Papir (hovedarkiv)

Fullelektronisk

Saksarkiv/emne

EMNE 2

K-kode

 

Fullelektronisk frå 1.1.2012

Byggesaksarkivet

BYGG

gnr/bnr

 

Fullelektronisk

Gardsarkivet

GARD

gnr/bnr

Papir (avslutta når

landbrukskontoret blei flytta til Ørsta)

 

Planarkivet

PLANID

Planid-nummer

 

Fullelektronisk

Vaksenopplæring/elevarkiv

for opplæringssenteret

VAKSEN

fødselsdato, etternamn, fornamn

 

Fullelektronisk

Elevarkivet

ELEV

fødselsdato, etternamn, fornamn

 

Fullelektronisk

Barnehagearkivet

BARN

fødselsdato, etternamn, fornamn

 

Fullelektronisk

Personalarkivet

PERS

fødselsdato, etterrnamn, fornamn

 

Fullelektronisk frå 1.1.2015

Personale slutta

PERS 1

 

Papirbasert

 

Startlån (avslutta arkiv?)

KOST

Etternamn,fornamn

   

Kontrakter (fram til 2012)

KONT

Namn

Papirbasert

 

Kontrakter (frå 2012-)

KONT 2

Namn

Papirbasert

 

Tinglyste skløyter

SKØYTE

 

Papirbasert

 

Utvalsdokument

EMNE 2

K-koder

 

Fullelektronisk

 

Laster...